С чего начать работу в IT Invent
Если кратко, то начинать надо с заполнения справочников компаний, филиалов, местоположений, сотрудников, типов и моделей учётных единиц. Компания это не место где находится оборудование, а юридическое лицо которому принадлежит (на балансе которого числится) оборудование. Филиал это конкретный офис, здание, магазин и т.п. Местоположение это комната, склад, кабинет внутри филиала. Оборудование распологается в местоположении. Далее необходимо наполнять базу учётных единиц добавляя их вручную, либо через импорт из Excel, либо через "Заказы" либо через сканирование сети. После того, как всё оборудование занесено в базу, "расставлено" по своим местам и закреплено за сотрудниками, ведется учёт всех операций с оборудованием: перемещение, выдача пользователям, ремонты, работы, списания и т.д. Так же при желании и возможности, можно печатать инвентарные этикетки и наклеивать их на оборудование для удобства проведения инвентаризации. Так же существуют инвентарные этикетки для местоположений которые можно печатать из справочника местоположений. Рекомендуется так же настроить автоматическое создание бекапов базы данных.
Создание новой чистой базы
Програма устанавливается вместе с ДЕМО базой в которой заполнены основные справочники и занесено различное тестовое оборудование и другие объекты учёта. ДЕМО база позволяет понять базовые принципы работы программы, а так же, поэкспериментировать с различными видами операций. Новая чистая база данных создаётся на основе существующей - достаточно очистить демо данные через меню "Админ" -> "Очистка значений БД". Справочники необходимо очищать вручную так как без них программа не сможет корректно работать. Так же, если требуется оставить демо базу, то можно использовать пункт меню "Админ" -> "Создать копию базы данных" и уже в копии очистить все значения. Заполнение справочников производится в едином разделе в меню "Админ" - "Справочники".
Добавление учётных единиц в базу
Ручное добавление - производится через форму добавления с указанием всех обязательных свойств объекта. После добавления записи, форма не закрывается и можно продолжать добавлять следующие объекты.
Массовое добавление через модуль заказов в меню "Документы" -> "Заказы". В заказе указываются типы, модели и требуемое количество объектов. После "Оприходования" заказа, объекты создаются в базе автоматически. Данный способ удобен при большом количестве однотипных устройств. В дальнейшем всё новое закупаемое оборудование рекомендуется создавать из модуля заказов.
Импорт из Excel файла осуществляется через меню "Админ" - "Импорт из Excel". С программой идёт демонстрационный шаблон excel файла "ITInvent_Import_Template.xls" для импорта.
Сканирование сети с последующим созданием объектов учёта на основе полученных результатов сканирования. Данный способ удобен, если большинство оборудования это компьютеры с ОС Windows входящие в домен. Так же сканируются активные сетевые устройства поддерживающие SNMP.
После наполнения базы, рекомендуется для каждого устройства распечатать и наклеить инвентарную этикетку. Печатать можно как на клеящейся бумаге формата А4 на обычном принтере, так и на принтере этикеток с помощью команд языка принтера. Рекомендуется все операции с оборудованием фиксировать в программе для последующего удобного поиска информации и построения отчётов. Учитываются закрепление за сотрудником, изменение компании, филиала, местоположения, и статуса объектов. В случае необходимости списания объектов, используется специально определённый статус списания. Списанные объекты не отображаются в общих списках и доступны только в меню "Отчёты" - "Списанные объекты учёта за период".
Создание собственных дополнительных свойств
В карточках учётных единиц и документов есть стандартные базовые свойства которые изначально прописаны в программе и не могут быть изменены (серийный номер, компания, филиал, местоположение и т.д.). На этих свойствах строится вся логика работы с программой. Уникальной особенностью программы является механизм создания собственных дополнительных свойств для учёта специфических параметров которые необходимы именно в Вашей компании. Дополнительные свойства могут быть общими для всех учётных единиц, могут быть специфическими для определённого вида (наример только для ОБОРУДОВАНИЯ) и могут быть специфическими для определённого типа учётных единиц (например свойство "Диагональ" доступно только для оборудования с типом "Монитор"). Для справочников 'Компании', 'Филиалы', 'Местоположения', 'Сотрудники', 'Организации' и 'Пользователи' так же можно создавать дополнительные свойства. Создание и настройка дополнительных свойств происходит в справочниках.
Рекомендации по учёту картриджей
Картриджи это учётные единицы вида "комплектующие" с уникальными номерами и уникальным учётом. Их нужно учитывать штучно. Картриджи можно привязывать к принтерам (вкладывать в принтера). Картридж это не расходник (в понимании программы).
Тонер для картриджа, бумага и т.п. - это расходники которые не имеют уникальных свойств и могут учитываться количественно.
Для картриджей можно создать дополнительное свойство "Счётчик", в которое записывать пробег картриджа во время каких-либо операций.
Программа IT Invent довольно гибкий продукт и конкретного алгоритма учёта картриджей не имеет - каждый выбирает свой способ учёта. Все организации ведут учёт картриджей и их перезаправок разными способами в зависимости от необходимой детализации учёта. Так же под понятием "перезаправка" все понимают разные вещи. Кто-то выкидывает картриджи и покупает новые, кто-то отдаёт в сервисную службу на перезаправку, к кому-то сервисная служба приезжает и перезаправляет на месте, а кто-то сам перезаправляет картриджи.
Вот несколько примеров ведения учёта перезаправок картриджей (можно реализовать и больше вариантов):
РАБОТЫ: Создать вид работ "Заправка картриджей". Картриджи обычно заводятся как "Комплектующее", которое может входить в состав принтера. В карточке картриджа во вкладке "Работы" нажать "Добавить" и занести данные в соответствующую работу. В свойствах картриджа можно будет удобно смотреть сколько было работ по перезаправке.
РЕМОНТЫ: Для картриджа открывать новый ремонт и в нем указать что это перезаправка. Такой способ удобен когда картридж отдаётся в сервисную организацию и нужно отслеживать количество дней которые он провёл на каждом этапе. При этом в истории изменений можно видеть ход ремонта-перезаправки.
СТАТУСЫ и МЕСТОПОЛОЖЕНИЯ: Создать статус "Перезаправка" и/или местоположение "На заправке" и выставлять этот статус/местоположение при перезаправке. Это будет отражаться в истории изменений
КОММЕНТАРИИ: Во вкладке "Комментарии" можно вести учёт перезаправок путём добавления соответствующего комментария с ключевым словом "Перезаправка". Будет видно кто и когда отдавал картридж на заправку.
Так же существует отдельный модуль 'Учёт картриджей' для ведения учёта счётчиков одиночных картриджей лазерных принтеров. В справочниках в свойствах Типов объектов можно поставить галку 'Учёт картриджей' и тогда в карточке свойств объектов с этим типом, появится вкладка 'Учёт картриджей'. На данной вкладке можно вести учёт замен картриджей и собирать статистику по принтерам и срокам службы и производительности картриджей.
Работа с элементами интерфейса
Скрытый столбец можно вернуть обратно кликнув правой кнопкой мыши по шапке таблицы и выбрав пункт меню "Выбор колонок".
Оптимизация работы программы
Скрытые столбцы всё равно каждый раз загружаются в таблицу и затем скрываются. Если в базе большое число учётных единиц, то для оптимизации работы программы необходимо не скрывать ненужные столбцы перетягивая их мышкой, а полностью исключать их из табличного отображения. Настройка вывода базовых колонок в табличном отображении находится в меню "Админ" -> "Настройки" вкладка "Разграничение прав", вкладка "Отображение базовых колонок в списке учётных единиц для выбранной роли". Можно снять все галки и тогда в таблице учётных единиц будут отображаться только основные базовые свойства, такие как: ID, тип, модель, компания, филиал, местоположение статус, сотрудник, инвентарный и серийный номер. При этом скорость открытия и обновления таблицы будет максимальной.
Настройка отображения базовых колонок
Так же, для ускорения работы программы, можно полностью или частично исключать из табличного отображения собственные дополнительные свойства. Если какие-то доп свойства не нужны в таблице (нет необходимости по ним сортироват, группировать или фильтровать данные) то для оптимизации работы программы лучше их полностью исключать их из табличного отображения. Настройка вывода доп свойств в таблицах находится в меню "Админ" -> "Справочники" в параметрах свойств галка "Отображать в таблице". Если эта галка снята, то доп свойство будет отображаться только в карточке объекта.
Если в программе заведено большое количество филиалов и/или местоположений (например сотни филиалов и тысячи местоположений) то для увеличения скорости загрузки программы и скорости работы с деревом филиалов и местоположений рекомендуется в меню "Админ" -> "Настройки" вкладка "Общие настройки" снять галки для следующих выделенных настроек:
Если использование цветовой раскраски таблиц не критично то настройки цветов по условиям можно отключить или удалить - это значительно ускорит отображение и построение табличных списков:
